Politica de confidențialitate

1. Operatorul de date

Confidențialitatea datelor tale cu caracter personal reprezintă una dintre preocupările principale ale MELNIX S.R.L., cu sediul în București, România, înregistrată la Registrul Comerțului cu nr. J2024030991004, CUI 50697134, în calitate de operator de date cu caracter personal.

MELNIX S.R.L. operează site-ul mesajmoscraciun.ro, sub brandul „Mesaj de la Moș Crăciun”, la care ne vom referi în continuare cu denumirea „site-ul”.

Acest document are rolul de a te informa cu privire la prelucrarea datelor tale cu caracter personal în contextul utilizării site-ului, în conformitate cu Regulamentul (UE) 2016/679 (GDPR) și cu Legea nr. 190/2018.

Pentru orice întrebare privind prelucrarea datelor ne poți scrie la contact@mesajmoscraciun.ro sau ne poți suna la +40 734 780 146, de luni până vineri, între orele 09:00 și 17:00.

2. Categoriile de date prelucrate

A. Dacă ești client al site-ului, prelucrăm datele pe care ni le furnizezi pentru realizarea comenzii:

• nume și prenume;
• adresă de e-mail;
• număr de telefon;
• date de facturare (adresă, iar pentru persoane juridice denumirea firmei, CUI și numărul de înregistrare);
• datele copilului pentru care se realizează videoclipul: prenume, vârstă, realizări, dorințe, comportament și alte detalii pe care alegi să le incluzi;
• fotografiile pe care le încarci pentru a fi folosite în videoclip;
• mesajele și scrisorile pe care le transmiți pentru a fi citite în videoclip;
• datele contului tău (adresa de e-mail și parola, stocată exclusiv sub formă criptată);
• istoricul comenzilor, al plăților și al facturilor emise;
• date privind modul în care folosești site-ul (paginile vizitate, pașii parcurși în formularul de comandă).

Site-ul nu impune crearea prealabilă a unui cont. La generarea unui videoclip demonstrativ îți solicităm adresa de e-mail, pe baza căreia se creează automat un cont asociat unui număr de comandă, necesar pentru pașii următori.

Dacă nu finalizezi comanda, adresa de e-mail și celelalte date furnizate rămân stocate pentru o perioadă limitată, astfel încât să poți relua comanda din punctul în care ai rămas.

Nu prelucrăm datele cardului tău bancar. Acestea sunt introduse direct în mediul securizat al procesatorului de plăți și nu ajung niciodată pe serverele noastre.

B. Dacă ești vizitator al site-ului, prelucrăm datele pe care ni le furnizezi direct (de exemplu în formularul de contact) și, indirect, date tehnice precum: adresa IP, tipul de browser și sistemul de operare, durata navigării, paginile vizualizate și succesiunea acestora, informații privind interacțiunea cu paginile.

3. Scopurile și temeiurile prelucrării

Executarea contractului — preluarea, validarea, producerea și livrarea comenzii, informarea ta cu privire la starea acesteia, gestionarea contului și acordarea suportului tehnic.

Temei: art. 6 alin. (1) lit. b) GDPR — executarea contractului definit în Termeni și condiții. Furnizarea acestor date este necesară; refuzul face imposibilă realizarea și livrarea videoclipului.

Îndeplinirea obligațiilor legale — emiterea facturii, evidența financiar-contabilă, arhivarea documentelor justificative, soluționarea reclamațiilor și răspunsul la solicitările autorităților.

Temei: art. 6 alin. (1) lit. c) GDPR — obligație legală. Refuzul furnizării acestor date face imposibilă emiterea documentelor fiscale și, implicit, finalizarea comenzii.

Comunicări comerciale — transmiterea de newslettere și oferte prin e-mail sau SMS privind produsele și serviciile oferite prin intermediul site-ului.

Temei: art. 6 alin. (1) lit. a) GDPR — consimțământul tău, exprimat prin bifarea căsuței corespunzătoare. Furnizarea datelor în acest scop este voluntară, iar refuzul nu are consecințe negative pentru tine. Te poți dezabona oricând, gratuit, prin linkul de la finalul fiecărui mesaj sau scriindu-ne pe e-mail.

Cookie-uri de analiză și de marketing — măsurarea traficului și afișarea de reclame relevante.

Temei: art. 6 alin. (1) lit. a) GDPR — consimțământul tău, pe care îl poți acorda sau retrage oricând din Politica de cookies.

Interesul legitim — asigurarea funcționării corecte și a securității site-ului, prevenirea fraudelor și a plăților contestate, realizarea de statistici agregate privind utilizarea site-ului, îmbunătățirea serviciilor și apărarea drepturilor noastre în eventuale litigii.

Temei: art. 6 alin. (1) lit. f) GDPR. Te poți opune acestor prelucrări în condițiile descrise mai jos.

4. Fotografiile și datele copiilor

Serviciul nostru presupune prelucrarea prenumelui, a vârstei, a fotografiilor și a altor detalii despre un copil, transmise de un adult. Tratăm aceste date cu un nivel sporit de atenție.

Serviciul se adresează exclusiv persoanelor care au împlinit 18 ani. Datele și fotografiile unui copil pot fi transmise numai de părintele sau de reprezentantul legal al acestuia, care confirmă, la momentul încărcării, că are dreptul să le furnizeze.

Aceste date sunt folosite exclusiv pentru realizarea videoclipului comandat. Nu le folosim în materiale publicitare, nu le publicăm, nu le punem la dispoziția altor clienți și nu le vindem niciodată.

Fotografiile încărcate sunt transmise furnizorului platformei de producție video, în calitate de persoană împuternicită, strict pentru generarea videoclipului, în baza unui contract care îl obligă la confidențialitate și la ștergerea datelor la finalul prelucrării.

Dacă dorești ștergerea anticipată a fotografiilor sau a datelor unui copil din evidențele noastre, ne poți scrie la contact@mesajmoscraciun.ro și le vom șterge, cu excepția celor pe care legea ne obligă să le păstrăm în documentele financiar-contabile.

5. Durata pentru care prelucrăm datele

Prelucrăm datele tale atât cât este necesar pentru realizarea scopurilor de mai sus:

• Fotografiile și materialele încărcate – pe durata producerii videoclipului și a perioadei de stocare aferente pachetului achiziționat, indicată pe site la momentul comenzii, după care sunt șterse.
• Videoclipul livrat – rămâne disponibil în contul tău pe durata de stocare aferentă pachetului achiziționat.
• Comenzile nefinalizate – maximum 12 luni de la ultima interacțiune, pentru a putea relua comanda.
• Datele contului – pe durata existenței contului și 12 luni după ultima activitate, dacă nu ceri ștergerea mai devreme.
• Documentele financiar-contabile (facturi, dovezi de plată) – 10 ani de la încheierea exercițiului financiar în cursul căruia au fost întocmite, conform legislației fiscale.
• Datele prelucrate în scop de marketing – până la retragerea consimțământului.
• Corespondența de suport și reclamațiile – 3 ani, termenul general de prescripție.

Ștergerea contului nu are ca efect automat ștergerea tuturor datelor: informațiile pe care legea ne obligă să le păstrăm (în special documentele fiscale) rămân arhivate pe durata prevăzută de lege.

Dacă soliciți ștergerea contului, iar pe acesta există o comandă în derulare, cererea poate fi înregistrată numai după livrarea produsului și finalizarea comenzii.

Retragerea consimțământului pentru marketing oprește prelucrarea în acest scop pentru viitor, fără a afecta legalitatea prelucrărilor efectuate anterior retragerii.

6. Cui dezvăluim datele

Nu vindem și nu închiriem datele tale cu caracter personal către terți.

Pentru a putea livra comanda, datele sunt accesibile unor furnizori care acționează ca persoane împuternicite și care sunt obligați prin contract să păstreze confidențialitatea și să folosească datele exclusiv în scopul pentru care le-au primit:

• Furnizorul platformei de producție video – primește prenumele copilului, fotografiile și textele personalizate, strict pentru generarea videoclipului.
• Netopia Payments – procesator de plăți autorizat; primește datele necesare procesării tranzacției. Datele cardului sunt introduse direct la procesator și nu ne sunt transmise.
• Oblio – platforma prin care se emit automat facturile; primește datele de facturare și detaliile comenzii.
• Brevo – furnizorul serviciului de e-mail prin care îți trimitem confirmările, linkurile de descărcare și, dacă ai consimțit, newsletterele.
• Furnizorul de găzduire și infrastructură – pe ale cărui servere rulează site-ul și sunt stocate datele.
• Furnizorii de contabilitate și consultanță juridică – în măsura în care este necesar pentru îndeplinirea obligațiilor legale sau apărarea drepturilor noastre.

Putem dezvălui date și autorităților publice, atunci când acest lucru este prevăzut de lege sau este necesar pentru constatarea, exercitarea ori apărarea unui drept în instanță.

7. Transferul datelor în afara UE

Datele cu caracter personal sunt stocate pe servere situate în Uniunea Europeană / Spațiul Economic European.

În măsura în care un furnizor prelucrează date în afara acestui spațiu (de exemplu anumite servicii de analiză sau de publicitate, activate numai cu consimțământul tău), transferul are loc doar către state cu decizie de adecvare a Comisiei Europene ori în baza clauzelor contractuale standard adoptate de Comisia Europeană, însoțite de garanții suplimentare adecvate.

8. Securitatea datelor

Traficul între browserul tău și site este criptat prin HTTPS. Parolele conturilor sunt stocate exclusiv sub formă de amprentă criptografică ireversibilă, niciodată în clar.

Accesul la date este limitat la persoanele care au nevoie de acesta pentru îndeplinirea atribuțiilor lor și este protejat prin autentificare.

Toate plățile sunt procesate de intermediari certificați PCI-DSS. Nu stocăm date de card bancar pe serverele noastre.

Cu toate acestea, niciun sistem informatic nu poate fi securizat în mod absolut. Dacă apare o încălcare a securității datelor care îți poate genera un risc ridicat, te vom informa fără întârziere nejustificată, conform art. 34 GDPR.

9. Drepturile de care beneficiezi

În calitate de persoană vizată, beneficiezi de următoarele drepturi, pe care le poți exercita gratuit:

• dreptul la informare – de a primi detalii privind activitățile de prelucrare, conform celor descrise în prezentul document;
• dreptul de acces – de a obține confirmarea că îți prelucrăm datele, precum și o copie a acestora și detalii privind prelucrarea;
• dreptul la rectificare – de a obține, fără întârzieri nejustificate, corectarea datelor inexacte și completarea celor incomplete;
• dreptul la ștergere („dreptul de a fi uitat”) – în condițiile prevăzute de lege; este posibil ca, în urma cererii, să anonimizăm datele și să continuăm prelucrarea în scopuri statistice;
• dreptul la restricționarea prelucrării – în situațiile prevăzute de art. 18 GDPR;
• dreptul la portabilitate – de a primi datele furnizate de tine într-un format structurat, uzual și care poate fi citit automat, și de a le transmite altui operator;
• dreptul la opoziție – în orice moment, din motive legate de situația ta particulară, față de prelucrările întemeiate pe interesul legitim; în cazul marketingului direct te poți opune oricând, gratuit și fără justificare;
• dreptul de a retrage consimțământul – oricând, fără a afecta legalitatea prelucrării efectuate anterior retragerii;
• dreptul de a nu fi supus unei decizii automate – inclusiv crearea de profiluri, care să producă efecte juridice asupra ta sau să te afecteze în mod similar semnificativ;
• dreptul de a depune o plângere la autoritatea de supraveghere sau de a te adresa instanțelor competente.

Pentru exercitarea acestor drepturi ne poți scrie la contact@mesajmoscraciun.ro. Îți răspundem în cel mult 30 de zile de la primirea cererii; termenul poate fi prelungit cu maximum două luni pentru cereri complexe, caz în care te vom informa despre motivul prelungirii.

Pentru a proteja datele, este posibil să îți solicităm informații suplimentare necesare confirmării identității tale.

10. Cookie-uri

Site-ul folosește cookie-uri și tehnologii similare. Cookie-urile strict necesare asigură funcționarea site-ului (sesiunea de autentificare, pașii comenzii, memorarea opțiunii tale privind cookie-urile) și nu pot fi dezactivate.

Cookie-urile de analiză și cele de marketing sunt plasate numai după ce îți dai consimțământul și pot fi oprite oricând.

Detaliile complete și comenzile pentru preferințele tale se află în Politica de cookies.

11. Reclamații și autoritatea de supraveghere

Dacă ai nemulțumiri privind modul în care îți prelucrăm datele, te rugăm să ne contactezi mai întâi pe noi, la contact@mesajmoscraciun.ro. Încercăm să rezolvăm orice sesizare pe cale amiabilă.

Ai, de asemenea, dreptul de a depune o plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP), B-dul G-ral. Gheorghe Magheru nr. 28-30, Sector 1, București — dataprotection.ro.

Pentru aspecte care țin de relația comercială, nu de protecția datelor, te poți adresa Autorității Naționale pentru Protecția Consumatorilor — anpc.ro, inclusiv procedurii de soluționare alternativă a litigiilor — anpc.ro/sal.

12. Modificări ale acestei politici

Ne rezervăm dreptul de a modifica prezenta politică de confidențialitate. În cazul unor modificări majore vei fi înștiințat prin e-mail, dacă acest lucru este posibil, sau prin afișarea unui mesaj vizibil pe site.

Versiunea aplicabilă este cea publicată pe această pagină, iar data ultimei actualizări este indicată în antetul paginii.